eSocial, fiscalização e jovem aprendiz: o que você precisa saber

Durante a 2ª Semana Nacional da Aprendizagem serão realizadas muitas ações para conscientizar as empresas sobre a importância de contratar aprendizes e para falar da relevância social do programa, que pode ser uma saída para diminuir a exploração da mão de obra infantil.

No Brasil existem cerca de 2,8 milhões de jovens de 14 a 17 anos em situação de trabalho infantil, de acordo com dados da Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílio (PNAD) 2014.

Uma oportunidade de emprego em programas de aprendizagem pode possibilitar uma nova perspectiva de vida e representar um jovem a menos nas estatísticas brasileiras de exploração do trabalho infantil.

Com a contratação de aprendizes, as empresas precisam pensar na fiscalização que é feita pelo Ministério do Trabalho (MTE) para verificar o cumprimento das cotas de aprendizagem.

O uso do eSocial vai proporcionar mais agilidade nesse processo e é importante ficar de olho na implantação, utilização e mudanças que podem ocorrer no processo de fiscalização do MTE.

Conversamos com Mardele Eugênia Teixeira Rezende, uma das autoras do livro eSocial Prático para Gestores, da Editora Érica, para esclarecer algumas dúvidas que podem ser úteis para muitas empresas.

Entrevista com Mardele Eugênia Teixeira Rezende

CT – O que pode acontecer com empresas que não cumprem a cota para contratação de aprendiz?

Mardele Rezende  – Segundo o Art. 434 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), os infratores ficam sujeitos à multa de valor igual a 1 (um) salário mínimo regional, aplicada tantas vezes quantos forem os menores empregados em desacordo com a lei, não podendo, todavia, a soma das multas exceder a 5 (cinco) vezes o salário-mínimo, salvo no caso de reincidência em que esse total poderá ser elevado ao dobro

CT – Será dado algum prazo para que as empresas se regularizem em relação à aprendizagem?

Mardele Rezende  –   No sistema atual, quando constatado o não cumprimento das cotas, é comum o MTE conceder prazo para que o empregador faça a adequação. Acredita-se que será mantida a mesma postura, lembrando que, com o eSocial o processo de apuração será mais rápido.

CT – Como será feita a fiscalização das empresas com a implantação do eSocial?

Mardele Rezende – A partir da implantação do eSocial, o governo terá mais controle e agilidade na fiscalização das informações contábeis, fiscais e trabalhistas enviadas pelos empregadores.

A fiscalização será bem mais rápida e eficaz, pois o eSocial integrará todas as informações dos empregados e automaticamente fará os cruzamentos necessários para identificar possíveis erros no cumprimento das obrigações principais e acessórias.

Vejamos o caso da fiscalização quanto ao cumprimento da Cota de Aprendizes. A quantidade de Auditores Fiscais do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) é insuficiente para averiguar in loco se os empregadores estão cumprindo o que determina a legislação.

Geralmente os empregadores são chamados para comparecerem ao órgão, munidos de documentos e relatórios para se fazer o cálculo da cota. Tudo muito burocrático e moroso. Com o eSocial em vigor, o MTE irá consultar no portal a cota de cada empregador e, ao mesmo tempo, visualizar se a legislação está sendo cumprida.

CT – Quando começará a ser realizada a fiscalização das empresas por meio do eSocial?

Mardele Rezende  – A obrigatoriedade do eSocial será de acordo com a categoria do empregador, sendo os primeiros aqueles  com faturamento SUPERIOR a R$ 78 milhões em 2016. De acordo com o cronograma do governo, esses empregadores deverão implantar o eSocial a partir de janeiro de 2018.

Empregadores com faturamento INFERIOR a R$ 78 milhões em 2016, e órgãos públicos, deverão implantar a obrigação a partir de julho de 2018. A fiscalização poderá, a partir do primeiro envio de informações, averiguar quais empregadores estão descumprindo a legislação.

Sabemos que o auditor fiscal não tem apenas a função de aplicar multas, mas também de orientar e mostrar às empresas como a lei deve ser aplicada, principalmente quando se trata de legislação nova.

Entretanto, não se trata de mudança na legislação, apenas criou-se uma nova forma de envio das informações. Por isso, os empregadores deverão ficar atentos ao cumprimento das cotas e da legislação em geral.

CT – Como devem proceder empresas que ainda não implantaram o eSocial?

Mardele Rezende – A implantação do eSocial tem sido marcada por dúvidas e receios no meio empresarial. Trata-se do maior projeto vinculado ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e também o mais polêmico e criticado.

Entre os questionamentos, estão o excesso de informações, o prazo para implantação e a própria complexidade da legislação trabalhista, que dificulta, e muito, a vida dos empregadores. Mas isso não justifica a inércia de algumas empresas.  O atraso poderá acarretar transtornos e passivos enormes.

Quem ainda não iniciou a implantação do eSocial deverá começar logo. O importante é que cada organização compreenda a magnitude do projeto eSocial e o delegue a um líder que o encare como um desafio.

A equipe envolvida no trabalho deverá ser estimulada a encontrar mais oportunidades do que ameaças, mais vantagens do que desvantagens. As mudanças, que a princípio parecem difíceis de fazer, devem ser encaradas como oportunidades de melhoria.

CT – Como as empresas devem implantar o eSocial?

Mardele Rezende  – As organizações poderão transferir a responsabilidade desse trabalho para empresas de consultoria, mas sempre precisarão de pessoas nas áreas envolvidas para lidar com o eSocial, pois ele terá entrega quase diária de arquivos, e é preciso dispor de pessoas capacitadas para lidar com isso.

Como primeiros passos, podemos sugerir:

  • Procurar a alta direção e os gestores das áreas envolvidas para apresentar o eSocial e seus impactos;
  • Propor um comitê para implantar o projeto e definir quem vai liderá-lo;
  • Definir os integrantes do comitê do eSocial;
  • Promover treinamento completo sobre o tema, a princípio para a equipe diretamente envolvida;
  • Montar uma matriz de responsabilidades para os eventos e processos;
  • Desenvolver um plano de ação (com cronograma) “macro”, em tempo hábil para atender os prazos legais, distribuindo se assim as tarefas. Sugestão de metodologia: usar a ferramenta 5W2H;
  • Definir um plano de comunicação entre os integrantes do comitê e outro para a organização em geral (neste, incluir palestras de conscientização para os envolvidos indiretamente com o eSocial);
  • Desenvolver um plano para que os principais riscos sejam identificados, ou seja, agir proativamente, traçando estratégias para evitar futuros problemas;
  • Monitorar as atividades regularmente e medir os esforços e avanços das tarefas.

No final desse primeiro passo, a equipe do projeto terá como resultado:

  • Apoio da alta direção;
  • Definição do comitê do eSocial e do líder do projeto;
  • Capacitação da equipe para início das tarefas;
  • Apresentação do eSocial para a organização;
  • Um cronograma macro;
  • Documentos e a metodologia de trabalho (organograma, plano do projeto etc.);
  • Um calendário de reuniões;
  • Conscientização dos envolvidos direta e indiretamente com o projeto.

A partir desses primeiros passos, a equipe deverá elaborar um diagnóstico do cenário atual, checar a aderência às normas trabalhistas e previdenciárias. Na sequência, processos, sistemas e políticas de Recursos Humanos deverão ser revisados, e os dados saneados.

É sabido que o ambiente corporativo não é estático, por isso, se executarmos os passos citados e não monitorarmos as atividades e as informações que estarão circulando, comprometeremos todo o trabalho realizado.

Desta forma, as organizações precisarão definir responsabilidades e adotar uma gestão conjunta dos processos, sistemas e fluxo de informações, para que tudo esteja correto e dentro do prazo.

5 comentários para “eSocial, fiscalização e jovem aprendiz: o que você precisa saber”

  1. Bom dia! No caso do empregador ser uma ONG que emprega Jovem Aprendiz e estabelece contrato de aprendizagem com empresa/estabelecimento cumpridor de cotas legal de aprendiz. Quem tem responsabilidade pelas informações fiscais, trabalhistas e etc (eSocial) pelo Jovem Aprendiz?

    Obrigado.

    1. Renato, tudo bem?
      Quando o empregador é a ONG que firma parceria com a empresa, no modelo de contratação indireta, ela mesma deve fazer a inserção dos dados do aprendiz no eSocial.
      Do contrário, quando a contratação é direta, feita pela empresa em que o jovem trabalhará, os dados cadastrais devem ser preenchidos pelo RH ou pela contabilidade da companhia.
      Abraços.
      Equipe Canal Técnico

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